By Equipe de Redação On quarta-feira, setembro 23 rd, 2015 · no Comments · In

As reuniões são conhecidas como um dos grandes vilões da produtividade nas empresas. Ao mesmo tempo, elas são indispensáveis, como uma maneira de facilitar a comunicação entre funcionários e departamentos que, normalmente, não possuem muitas interfaces. Por isso, é preciso saber como aproveitar ao máximo as reuniões sem deixar que elas roubem um tempo precioso, que poderia ser utilizado para outras atividades. Descubra abaixo quais são os principais erros que acabam com a produtividade das reuniões:

1. Falta de pauta definida

Quando uma reunião não tem uma pauta definida, é fácil vê-la se perder em discussões paralelas e digressões. Logo, uma reunião de meia hora acaba se estendendo pelo dobro ou triplo do tempo. Para manter a produtividade nas reuniões de sua empresa é imperativo que você siga este método.

Prepare uma pauta – ou seja, uma lista de pontos a serem discutidos – previamente. Envie essa pauta a todos os participantes antes da reunião começar, para que eles estejam cientes e possam se preparar de acordo. E, quando a reunião começar, procure manter o foco das discussões dentro dos temas elencados na pauta.

2. Falta de preparação

Atualmente, muitas reuniões são feitas virtualmente, usando ferramentas como videoconferência ou Skype. Porém, nem todos se preocupam em testar essas ferramentas antes da reunião começar. Por isso, é muito frequente que problemas técnicos acabem atrasando o início das reuniões. Além do prejuízo para a produtividade, isso também afeta o humor de todos os envolvidos, podendo impactar negativamente uma negociação.

Se a sua reunião não é virtual, mesmo assim é preciso demonstrar uma preocupação com a preparação. Certifique-se de que há lugares disponíveis para todos os participantes, tomadas para que dispositivos eletrônicos possam ser conectados, um flip-chart ou lousa, e toda a infraestrutura necessária. Assim, a reunião não precisará ser interrompida para buscar cadeiras, por exemplo.

3. Falta de liderança

Mesmo que a reunião tenha a finalidade de promover uma discussão horizontal entre funcionários, é preciso que alguém assuma a liderança. Essa pessoa fica tacitamente responsável por definir quando um assunto está encerrado, e passar ao próximo item da pauta. Também é este líder que vai evitar que as discussões se prolonguem além do necessário.

Outra tarefa extremamente importante do “líder da reunião” é registrar as decisões tomadas na forma de uma ata, que será usada como documento de consulta no futuro.

4. Falta de pontualidade

Outro fator que reduz muito a produtividade de uma reunião são os atrasos. Cada participante precisa estar ciente do horário de início e chegar ao local da reunião com antecedência. Caso alguns participantes não respeitem o horário, o ideal é começar a reunião mesmo assim – em consideração à todas as pessoas que organizaram suas agendas pessoais em torno daquela atividade.

A longo prazo, o único processo que pode reverter este cenário é um esforço para educar os funcionários, de modo que respeitem os horários de reunião. Demonstre que a pontualidade nestes compromissos internos é um sinal de responsabilidade e de consideração para com os colegas de trabalho.

5. Falta de assertividade

Certas reuniões simplesmente não são necessárias. O assunto poderia ser resolvido por outros meios, como um e-mail ou telefonema. Ou talvez aquele assunto pudesse ser discutido dentro do escopo de uma reunião que já é realizada regularmente, sem a necessidade de agendar outra para este fim específico.

Marcar reuniões excessivamente, sem um motivo real para isso, muitas vezes indica apenas a falta de capacidade para solucionar problemas de maneira assertiva. Então, reveja o seu calendário de reuniões e identifique aquelas que vão acrescentar pouco valor à gestão da empresa. Desmarque essas reuniões e encontre outra maneira de abordar a pauta, sem tomar tanto do seu próprio tempo (ou do tempo de outras pessoas).

 

Como as reuniões fazem parte do nosso cotidiano, parece difícil mudar nossa visão e abordagem com relação a elas. Por isso, um curso de produtividade nas reuniões – como o workshop que nossa empresa oferece – é muito útil no começo.

Depois de entender melhor os métodos para aumentar a produtividade de suas reuniões, basta continuar aplicando esses processos e disseminar o conceito para todos os departamentos.

Gostaria de saber mais sobre gestão de empresas? Então curta nossa página no Facebook. Lá você vai encontrar nossas melhores dicas para gerentes e gestores!

Share

Leave a Reply

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *